Fahrschulmanager Tipp 6 - Alle Infos zu SEPA

Problemstellung

Sie wollen wissen was SEPA bedeutet, was sich beim Zahlungsverkehr ändert, wie Ihre neue IBAN aussieht, wie Sie der Fahrschulmanager bei der Umstellung unterstützt und wann es ernst wird?

Und so geht es:

Was bedeutet SEPA überhaupt?

SEPA steht für Single Euro Payments Area, zu deutsch „Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum“. Dabei soll ein europaweit einheitlicher Zahlungsraum für Transaktionen in Euro eingeführt werden, damit es für Kunden zukünftig keinen Unterschied mehr gibt zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen. Statt Kontonummer und BLZ gibt es dann die sogenannte IBAN, die International Bank Account Number. Spätestens ab 01.02.2014 müssen Sie alle Überweisungen und Lastschriften mit der neuen IBAN durchführen, da am 01.02.2014 die nationale Lastschriftmethode abgeschaltet wird. Bis 01.02.2014 muss zusätzlich noch eine sogenannte BIC angegeben werden. Dabei handelt es sich um eine internationale Form der BLZ.

Wie sieht meine neue IBAN aus?

Die IBAN ist Ihre neue Kontonummer und wird bereits seit Jahren auf Ihren Kontoauszügen und EC-Karten mit aufgeführt. Sie hat 22 Stellen und sieht auf den ersten Blick recht unübersichtlich aus:

z.B. DE83200411440741204200

DE89370400440532013000

Wenn man genauer hinsieht, ist es aber gar nicht so kompliziert. Sie beginnt in Deutschland immer mit „DE“:

DE83200411440741204200

Dann folgt das einzig neue, eine zweistellige Prüfziffer:

DE83200411440741204200

Der Rest setzt sich zusammen aus Ihrer 8-stelligen Bankleitzahl...

DE83200411440741204200

...und Ihrer 10-stelligen Kontonummer. Ist Ihre alte Kontonummer kürzer, werden vor der Kontonummer die fehlenden Nullen eingefügt.

DE83200411440741204200

Soweit die gängige Formel, allerdings gibt es bei einzelnen Banken Ausnahmen von der Regel.

Was müssen Sie im Zusammenhang mit dem Fahrschulmanager beachten?

Zuallererst müssen Sie Ihre Fahrschüler informieren, wohin sie künftig die Ausbildungskosten überweisen müssen. Geben Sie also möglichst frühzeitig auf Ihrem Briefpapier neben der BLZ und Kontonummer auch die IBAN und BIC an! Unter dem Menüpunkt Datei -> Voreinstellungen -> Textbausteine können Sie die Änderungen vornehmen oder rufen Sie einfach Ihre Hotline unter 0941-799700 an.

Sollten Sie darüber hinaus von Ihren Fahrschülern noch Beträge im Lastschriftverfahren einziehen, wird es leider ein bisschen komplizierter. Hier definiert das SEPA-Verfahren einige Punkte, die Sie zwingend beachten müssen:

  • Gläubiger-ID: Jeder, der eine SEPA-Lastschrift einreicht, muss über diese ID verfügen. Sie wird von der Bundesbank online erteilt (http://www.glaeubiger-id.bundesbank.de/). Hinterlegen Sie diese ID unter Voreinstellungen ->Stammdaten im Fahrschul-Manager. 
  • SEPA-Mandat: Dieses Mandat ersetzt die bisherige Einzugsermächtigung. Der Inhalt dieses Mandats ist vorgeschrieben und die Mandatserteilung muss schriftlich erfolgen. Sie finden in der Schülerkartei im Fahrschul-Manager zwei Formulare, die Sie für diesen Zweck verwenden können:
    1. SEPA Basis-Mandat
      Dieses Formular verwenden Sie bitte erst dann für Neu-Fahrschüler, wenn Sie das Lastschriftverfahren komplett auf SEPA umgestellt haben.
    2. SEPA Kombi-Mandat
      Dieses Formular deckt das SEPA-Verfahren und das bisherige Lastschriftverfahren gleichermaßen ab und Sie können es verwenden, sobald Sie Ihre Gläubiger-ID im Fahrschul-Manager erfasst haben.
  • Mandats-ID: Jedes SEPA-Mandat benötigt ein eindeutiges Ordnungsmerkmal. Der Fahrschul-Manager verwendet hier automatisch die Schülernummer. Sie müssen also nichts weiter beachten.
  • Vorabinformation: Sie müssen künftig jede Lastschrift mit Betrag, Belastungsdatum und weiteren Pflichtangaben mindestens 14 Tage vor der Belastung ankündigen. Dies soll es dem Zahlungspflichtigen ermöglichen, für die erforderliche Kontodeckung zu sorgen. Die Benachrichtigung druckt der Fahrschul-Manager automatisch auf die Rechnungen. Zusätzlich steht Ihnen auch eine SMS-Benachrichtigungsfunktion zur Verfügung, insbesondere wenn Sie keine Rechnungen abbuchen, sondern individuelle Beträge oder Einzelleistungen. Sie können mit dem Zahlungspflichtigen auch eine kürzere Informationsfrist vereinbaren, dies kann ggfs. auch über eine Klausel in Ihren AGB festgelegt werden. Aber ein genereller Ausschluss der Informationspflicht ist nicht möglich!
  • Lastschrift-Typen: Das SEPA-Verfahren unterscheidet zwischen einmaligen und mehrfachen Lastschriften. Darüber hinaus muss eine wiederkehrende Lastschrift als erstmalige oder weitere Lastschrift gekennzeichnet werden. Im Fahrschul-Manager gehen wir automatisch von wiederkehrenden Lastschriften aus und kennzeichnen die Abbuchungen automatisch.
  • Einreichungsfristen: Für SEPA-Lastschriften wird in der Vorabinformation und der Übermittlung genau angegeben, wann Sie dem Zahlungspflichtigen belastet werden. Damit dies zuverlässig funktioniert, müssen die Daten rechtzeitig bei den Banken vorliegen.
    SEPA definiert hier folgende Fristen:
    • Für erstmalige Lastschriften für ein Mandat: 5 + 1 Bank-Tage
    • Für eine wiederholte Lastschrift: 2 + 1 Bank-Tage

         Bank-Tage sind die Wochentage Montag bis Freitag ohne die allgemeinen Feiertage.

  • Übermittlung:
    SEPA-Lastschriften dürfen künftig nicht mehr als Diskette eingereicht werden. Sie benötigen für die elektronische Übermittlung eine Software Ihrer Bank, die über eine Import-Schnittstelle für SEPA-Lastschriften verfügt. Derartige Software wird in der Regel von jeder Bank zur Verfügung gestellt.
  • Verkürzung der Einreichungsfrist: Nachdem die ausgedehnten Einreichungsfristen für die meisten Nutzer des bisherigen Lastschriftverfahrens nicht praktikabel sind, wurde nachträglich noch ein nationales Verfahren auf den Weg gebracht, das mit verkürzten Einreichungsfristen von allgemein einem Tag arbeitet und damit dem bisherigen Verfahren näherkommt. Das Verfahren wird als CORE-1 bezeichnet. Dieses Verfahren steht technisch erst ab November 2013 flächendeckend zur Verfügung, ist aber für die Banken nicht verpflichtend. Das bedeutet für Sie:  Sie müssen zunächst mit Ihrer Bank klären, ob das Verfahren für Sie nutzbar ist.
  • Rückgabe/Einspruchsfristen: Der Zahlungspflichtige kann innerhalb von 8 Wochen der Abbuchung ohne Angaben von Gründen widersprechen. Rückgaben durch die Bank (z.B. mangels Deckung) müssen binnen 5 Bankarbeitstagen erfolgen. Die Widerspruchsfrist für den Zahlungspflichtigen verlängert sich auf 13 Monate, wenn kein gültiges SEPA-Mandat vorliegt. Es empfiehlt sich also die unterschrieben Einverständniserklärungen entsprechend lange aufzubewahren.

Was müssen Sie wann unternehmen?

Keine Sorge, bis zur Umstellung am 01.02.2014 ist noch etwas Zeit, dennoch sollten Sie bereits jetzt mit den ersten Schritten beginnen:

  • Jetzt umstellen:
    Drucken Sie die IBAN und BIC auf Briefpapier.
    Beantragen Sie die Gläubiger-ID.
    Fragen Sie Ihre Bank nach der aktuellen Software und überprüfen Sie, ob ein „SEPA-XML-Import“ möglich ist.
    Wenn Sie die Frist für die Vorabinformation verkürzen wollen, passen Sie am besten baldmöglichst Ihre AGB an.
  • Wenn Ihre Gläubiger ID vorliegt:
    Erfassen Sie Ihre Gläubiger ID im Fahrschulmanager unter Voreinstellung und drucken Sie für alle Neu-Fahrschüler das SEPA-Kombimandat aus, sofern sie am Lastschriftverfahren teilnehmen wollen.
  • Ab Dezember:
    Wenn Sie verkürzte Einreichungsfristen (CORE-1) verwenden wollen: Nehmen Sie nicht vor Dezember mit Ihrer Bank Kontakt auf und klären Sie, ob das Verfahren verwendet werden kann und dies für Sie sinnvoll ist. Aktuell wissen die wenigsten Sachbearbeiter in den Banken über dieses Verfahren konkret Bescheid und werden es im Moment erfahrungsgemäß eher abblocken.
  • Ab Dezember bis spätestens 01.02.2014:
    Aktivieren Sie das SEPA-Verfahren im Fahrschulmanager unter Voreinstellungen -> Stammdaten ->Funktionsbausteine. Eine genaue Erläuterung finden Sie im Profitipp Nummer 9 - SEPA im Fahrschulmanager.

Noch Fragen? Dann schreiben Sie uns eine Mail: fsm@fortbildung.de

Übrigens: Solche und weitere für den Unterricht wertvolle Bedienertipss erfahren und üben Sie in der Fahrlehrerfortbildung Fahrschulverwaltung mit dem Fahrschulmanager.

Viel Spaß beim Ausprobieren wünscht das Team von

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