Nervt es dich auch, Rechnungsläufe und OPOS-Listen zu organisieren? Dann nimm dir ein paar Minuten, und mache dich mit dem Gedanken von Zahlbescheiden, Abschlagszahlungsrechnungen und automatischen Leistungspaketen vertraut. Nils zeig dir in diesem Video den Zahlungsautomat und wie sich deine Schüler die Rechnung quasi selbst schreiben! Ist dieser Gedanke nicht unglaublich geil? SCHAU GLEICH REIN, INS VIDEO ->

 

Du bist in Teil 3 der Serie über die Organisations- und Arbeitsabläufe in Fahrschulen. Falls du Teil 1 und 2 noch nicht kennst, verlinke ich dir hier die Playlist.

Ich möchte, dass du ab sofort diesen MoneyMoneyMoney Refrain nicht mehr aus den Ohren bekommst. Und zwar immer dann, wenn du wieder einen Rechnungslauf startest, vor deiner OPOS Liste sitzt oder dir schon wieder von deinem Kunden anhörst, die Rechnung hätte er nie bekommen.

Zahlungsverkehr in Fahrschulen ist Mist. Da steckt Zeit und Ärger drin. Und das selbst in Zeiten, in denen Fahrschulen überwiegend zahlungswillige Kunden haben.

Es gibt im Wesentlichen zwei Problemfelder, die ihr uns immer wieder nennt und die auch durch die zentrale Erhebung und das FahrschulForum bestätigt sind:

  1. Die Rechnung als Zahlungsauslöser ist Mist!
  2. Leistungen müssen möglichst veränderbar bleiben

 

Also, lasst uns mal ne runde #neudenken

Rechnung als Zahlungsauslöser

Wenn du von deinem Kunden Geld willst, musst du ne Rechnung schreiben. Das ist gängige Praxis. Übrigens nicht nur in Fahrschulen. Und es ist ganz großer Quatsch!

Eine Rechnung ist ein steuerrelevantes Dokument mit klaren Spielregeln. Die Rechnung als Zahlungsaufforderung zu betrachten - oder besser gesagt zu missbrauchen ist irgendwie ein Eigentor. Auch dein Kunde will die Rechnung an dieser Stelle gar nicht. Der möchte nur Transparenz bzw. eine Übersicht, damit er Kosten abschätzen kann und klar wird, warum er bezahlen soll.

Und ja, ich drücke da den Finger noch tiefer in die Wunde: Überlege dir mal, wie viel Zeitaufwand hinter diesen wöchentlichen oder halbmonatigen oder was auch immer Rechnungsläufen steckt. Das ist ja der Wahnsinn. Da sitzt jemand, der erst einmal herausfindet, wer denn bezahlen muss und generiert dann einen Schwung Rechnungen. In Folge prüft er oder sie dann in einem ähnlichen Intervall auf dem Konto, wer denn nun die Rechnung bezahlt hat - oder auch nicht. Daraus resultiert dann die OPOS Liste. Die wiederum führt zu diversen Erinnerungs- und Mahnläufen. Oder auch gerne mal dazu, dass der Fahrlehrer in der Fahrstunde mit dem Schüler über Geld spricht.

Das kann man irgendwie alles machen. Und man kann sich auch einreden, dass das normal ist. Isses aber nicht! Wir machen das jetzt cleverer.

Der Zahlbescheid

Wir drehen den Prozess um. Du schreibst keine Rechnungen mehr. Das macht dein Schüler jetzt von selbst. Hört sich unglaublich an. Ich zeig dir, wie das geht:

Wenn du deine Kunden freundlich auffordern möchtest, zu bezahlen, dann erstellst du ab sofort einen Zahlbescheid. Ja, die gedankliche Nähe zum Gebührenbescheid ist Absicht. Im Gegensatz zur Rechnung ist der Zahlbescheid kein steuerrelevantes Dokument. Es ist lediglich eine Zahlungsaufforderung. Und diese Zahlungsaufforderung ist in keiner Weise gekoppelt mit tatsächlichen Leistungen. Sie ist lediglich eine Aufforderung, sagen wir mal für eine Abschlagszahlung. Du könntest deinen Führerschein in 3 Leistungspakete einteilen. Möchtest du deinen Kunden auffordern, das Leistungspaket 1 zu bezahlen, bekommt er einen Zahlbescheid - keine Rechnung!

Wenn wir es jetzt ganz schlau machen, automatisiert deine Fahrschulverwaltung diese Zahlbescheide anhand voreingestellter Trigger.

Beispiel: Der Abschluss eines Ausbildungsvertrages ist der Trigger für das Leistungspaket 1 in Höhe von 999 €. Wer sich also angemeldet hat, bekommt systemseitig und vollautomatisch den Zahlbescheid für das Leistungspaket 1 direkt in die Schüler-App.

Die bestandene Theorieprüfung ist dann der Trigger für das Leistungspaket 2 in Höhe von 1.333 €. Erkennt das System die bestandene Theorieprüfung, erstellt es automatisch den Zahlbescheid 2. Und so weiter. Kein Rechnungslauf. Kein Zeitaufwand. Kein Verschicken von Papier. Stattdessen automatische Leistungspakete mit Zahlbescheiden.

Nun geht es weiter. Bezahlt dein Kunde aufgrund des Zahlbescheids, erfasst du den Zahlungseingang auf deinem Konto. Und jetzt, erstellt dein System automatisch die Rechnung. Idealerweise eine Abschlagszahlungsrechnung, die das entsprechende Leistungspaket ausweist.

Bähm. Fertig. Dein Kunde hat sich die Rechnung quasi selbst geschrieben. Eine OPOS Liste gibt es nicht mehr. Unbezahlte Rechnungen auch nicht. Und auch diese Nummer mit Teilzahlungen auf Rechnungen haben wir jetzt vor der Tür. 

Und dieser Workflow aus triggergesteuerten Zahlbescheiden mit Leistungspaketen, ich nenne sie mal ZBs und automatisch generierten Abschlagszahlungsrechnungen, lass sie uns AZRs nennen, sind so was wie dein Zahlungsautomat für die Abrechnung mit deinen Fahrschülern. Wäre dieser Gedanke nicht unglaublich geil? Dann gib mir doch mal eben einen Daumen hoch dafür.

Was? Deine Verwaltungssoftware kann das nicht? Ja dann tu was!

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Direkt auf die FSC-Boardingliste: https://fahrschulcockpit.de/boardingliste/

Sollversteuerer

Als Sollversteuerer führst du deine Umsatzsteuer nicht anhand des tatsächlichen Geldflusses ab, sondern anhand der gestellten Rechnungen. Spätestens jetzt macht die Rechnung als Zahlungstrigger gar keinen Sinn mehr. Du führst sofort im Rechnungsmonat die Umsatzsteuer ab, auch wenn du keine Zahlung deiner Kunden erhalten hast.

Wird die Rechnung hingegen erst erstellt, wenn dein Kunde bezahlt hat, führst du auch als Sollversteuerer Umsatzsteuer ab, wenn du das Geld erhalten hast.

Das wäre jetzt der Zeitpunkt für die Sollversteuerer den Daumen hoch zu stellen.

Und was ist, wenn mein Kunde den Zahlbescheid ignoriert?

Ja, das wird passieren. Aber es ist kein Schaden entstanden, da die eigentliche Leistung noch gar nicht erbracht ist. Reagiert dein Kunde hingegen auf den Zahlbescheid mit Leistungspaket, schnellt sein Guthaben für das Führerscheinkonto sofort ins Plus. Das ist das Signal, dass du bzw. dein Personal Leistungen erbringen können. Die Lufthansa würde auch nicht auf die Idee kommen, jemanden ohne bezahltes Flugticket einsteigen zu lassen.

Veränderbarkeit von Leistungen

Nun nehmen wir uns das zweite große Ärgernis in der Faktura von Fahrschulen vor. Auf Rechnungen aufgeführte Leistungen dürfen nicht mehr geändert werden. Das funktioniert aber im Alltag von Fahrschulen nicht immer richtig. 

Paradebeispiel ist die Endrechnung, die oft schon einige Tage vor der praktischen Prüfung erstellt wird, aber schon alle Leistungen bis zur Prüfung auflistet. Fahrschulen machen das, um mit der praktischen Prüfung einer Art Druckmittel für die Zahlung zu haben. Und jetzt kommt das wirkliche Leben eben doch anders. Fahrstunden verschieben sich, sind länger oder kürzer, passen nicht mehr in den Tag des Fahrlehrers oder fallen gar aus. Und all das kann nicht ohne enormen Aufwand sauber abgewickelt werden, da die Leistung ja bereits auf einer Rechnung steht.

Wenn du jetzt gut aufgepasst hast, dann hast du gemerkt, dass wir mit dem System aus ZBs und AZRs auch dieses Problem pulverisiert haben. Es stehen nämlich keine Leistungen auf den ZBs und auch nicht auf den EARs. Das heißt, du kannst bedenkenlos Leistungen ändern oder verschieben. Das führt ggf. zu einem geänderten Schülersaldo. Aber eben nicht zu mehr.

Und erst wenn der Fahrschüler die Ausbildung komplett beendet hat, dann und erst dann schreibst du eine Endabrechnung. Die hat das Saldo NULL oder auf Grund großzügiger Zahlbescheide sogar ein Guthaben. Und diese Endabrechnung listet dann die tatsächlich erbrachten Leistungen und auch alle Zahlungen aus den AZRs. Und da die Ausbildung vorbei ist, ändert sich auch nichts mehr an den Leistungen. Jetzt können sie festgeschrieben werden. Fertig!

#neudenken

Na? Kannst du noch? Da war jetzt viel Info. Und jede Menge #neudenken. Wir können nicht anders.

Schau dir das Video ggf. nochmal an. Verinnerliche diesen Gedanken von Zahlbescheiden, Abschlagszahlungsrechnungen, automatischen Leistungspaketen und Endabrechnungen.

 

Es gibt keine Rechnunsgläufe mehr und keine OPOS Listen. Dein Kunde schreibt sich die Rechnungen selbst! Leistungen bleiben bis zum Schluss veränderbar. Und der Zeitaufwand, um an dein Geld zu kommen, verringert sich ganz erheblich. Wäre das nicht der Wahn?

Und damit bin ich wieder bei Agnetha: Du brauchst dir keinen reichen Typen an Land ziehen. Du brauchst coole Prozesse und Arbeitsabläufe. Und du brauchst eine Verwaltungssoftware, die dich dabei unterstützt. 

Bis dahin. Bleib gesund, hab Sonne im Herzen und Money, Money, Money auf den Lippen. Oder besser auf dem Konto.

Wir sehen uns, nicht nur im nächsten Video!