Karteistop? Listenstop? Oder doch lieber gleich ablagefertig mit automatischer Archivierungsmöglichkeit?

Wer die Qual hat, hat die Wahl und beim Thema "Archivierung" im Fahrschulmanager gibt es diverse Stolperfallen. Nur wer die Zusammenhänge kennt, kann mit den vielfältigen Möglichkeiten der Ablage im Fahrschulmanager richtig umgehen. Wer die Abhängigkeiten nicht beachtet, wundert sich warum auf einmal dieTagesnachweise nicht mehr stimmen oder Zahlungen im Kassenbuch fehlen ... Wie war das eigentlich früher?

Üblicherweise gab es und gibt es noch heute im Fahrschulbüro drei fahrschülerbezogene Grundordnungen:

1. Aktive Fahrschüler

2. Bestandene Fahrschüler

3. Archivierte Fahrschüler

Das Ganze evtl. noch mal gegliedert nach Filiale, Ausbildungsart und/oder Fahrerlaubnisklasse. Nach bestandener Prüfung wird ein aktiver Schüler in den Ordner "bestanden" abgelegt. Sind alle Rechnungen bezahlt, alle Nachweise abgeheftet und alle Unterschriften geleistet, kommt er in das Archiv um den Aufbewahrungsfristen (§ 33 FahrlG, Finanzamt etc.) genüge zu tun. 

Und wie geht das im Fahrschulmanager?

Genau nach dem gleichen Prinzip! Die Begriffe bzw. Funktionen, die dahinterstecken heißen ein klein wenig anders: Karteistop, Listenstop und ablagefertig für das Archiv.

Unter Archivierung versteht man im Fahrschulmanager das Entfernensämtlicher schülerbezogener Daten aus dem System. Und daher darf ein Schüler erst dann ins Archiv, wenn der Zugriff auf alle schülerbezogenen Daten nicht mehr nötig ist.

Das hört sich kompliziert an, ist es aber eigentlich nicht, wenn man die Bezüge der Daten untereinander vor Augen hat.

Gefahrlos ausprobieren?

Genau das ermöglichen wir in den Fortbildungen zum Fahrschulmanager. Sie bekommen von uns einen Laptop mit einem Musterdatensatz zur Verfügung gestellt. Daran können Sie jetzt nachherzenslust die verschiedenen Ablagemöglichkeiten ausprobieren - und das unter fachkundiger Anleitung.

Die gewonnen Erkenntnisse übertragen Sie dann auf Ihren "echten" Datenstand im Fahrschulbüro. Nichts geht mehr ungewollt verloren, Sie kennen die Bezüge und erleben bei der nächsten Überwachung oder Buchprüfung keine ungewollten Überraschungen.

Übrigens:

Unsere Fortbildungen zum Fahrschulmanager richten sich nicht nur an Fahrlehrer sondern explizit auch an das Büropersonal der Fahrschule. Daher finden diese Fortbildungen grundsätzlich samstags statt. Die nächsten Termine in Ihrer Nähe finden Sie hier ...